RFQ czy RFP? Kiedy cena to nie wszystko, a liczy się pomysł i wartość
Na pierwszy rzut oka RFQ i RFP mogą brzmieć jak skróty z korporacyjnego żargonu. Ale jeśli prowadzisz firmę i chcesz zrealizować zakupy – te dwa pojęcia mogą zdecydować o tym, czy trafisz na solidnego dostawcę, czy stracisz czas (i pieniądze).
RFQ i RFP – o co tu chodzi?
Zacznijmy od podstaw.
RFQ (Request for Quotation) to zapytanie ofertowe. Chcesz coś kupić – np. 50 krzeseł do nowego biura? Wysyłasz RFQ do dostawców, a oni odsyłają Ci ceny. Wybierasz najtańszą (lub najbardziej opłacalną) i… gotowe.
Z kolei RFP (Request for Proposal) to propozycja bardziej kreatywna. Szukasz kogoś, kto zaprojektuje aplikację, zaplanuje nową identyfikację wizualną albo wdroży złożony system logistyczny? Wysyłasz RFP i dostajesz nie tylko ceny, ale też różne koncepcje, pomysły i podejścia.
To trochę jak różnica między zamawianiem pizzy a szukaniem szefa kuchni, który stworzy dla Ciebie całe menu.
Kiedy RFQ ma sens?
RFQ sprawdzi się, gdy:
- Dokładnie wiesz, czego potrzebujesz
- Chcesz kupić coś, co jest łatwo dostępne
- Cena to główny czynnik decydujący
Przykład z życia:
Wyobraź sobie, że organizujesz konferencję i musisz kupić 100 identycznych pendrive’ów z logo firmy. Nie potrzebujesz tu innowacji – tylko dobrej ceny i szybkiej realizacji. RFQ będzie idealne.
A kiedy lepiej postawić na RFP?
RFP ma sens, gdy:
- Masz nietypowe potrzeby lub projekt wymaga indywidualnego podejścia
- Zależy Ci na jakości, doświadczeniu i pomysłowości dostawcy
- Chcesz porównać różne koncepcje, a nie tylko ceny
Przykład z doświadczenia klienta:
Jedna z firm, z którą pracowaliśmy, potrzebowała narzędzia do automatyzacji obsługi klienta. Zamiast kupować gotowy system, rozesłali RFP do kilku software house’ów. W odpowiedzi dostali propozycje z różnymi podejściami – od chatbotów po systemy predykcji zachowań klientów. Dzięki temu wybrali ofertę najlepiej dopasowaną do ich wizji.
Dlaczego warto korzystać z RFQ i RFP?
Bo to nie tylko „biurokracja”, jak niektórzy myślą. To filtr jakości, który pozwala Ci znaleźć partnera, który nie tylko spełni oczekiwania, ale je przekroczy.
RFQ to:
- Szybkie zakupy bez kombinowania
- Łatwe porównanie „jabłka do jabłka”
- Efektywność kosztowa
RFP daje:
- Pomysły, o których sam byś nie pomyślał
- Szansę na znalezienie strategicznego partnera
- Możliwość dopasowania oferty do Twoich realnych potrzeb
Podsumowanie
RFQ jest świetne do standardowych zakupów.
Potrzebujesz drukarek, kabli, czy papieru do biura – to prosty wybór.
RFP to narzędzie dla bardziej złożonych projektów.
Jeśli chcesz czegoś więcej niż „jak najtaniej”, jeśli szukasz inspiracji, jakości i zaangażowania – postaw na RFP.
W końcu nie zawsze chodzi tylko o cenę. Czasem warto zapłacić więcej, żeby dostać coś, co naprawdę zmieni Twoją firmę na lepsze.